Zwei Jahre Entwicklungsarbeit haben die IPA Sektion Österreich und ihren Suborganisationen in das derzeit vorstellbare modernste Verwaltungszeitalter katapultiert. Die so entstandene Online MV ist nicht nur für Funktionäre nützlich; sie steht jedem IPA Mitglied zu Diensten.
Die meisten IPA Mitglieder werden sich kaum Gedanken über Verwaltungsabläufe im Verein machen. Ist auch logisch, denn sie zahlen mehr oder minder brav ihren Mitgliedsbeitrag und nehmen mehr oder weniger an Veranstaltungen teil. Doch damit sie pünktlich ihren Mitgliedsausweis oder das IPA Panorama erhalten, bedarf es einer Menge Logistik im Hintergrund.
Bisher verwalteten die VB und LG ihre Mitgliederdaten in Karteikästen. Modernere Zeitgenossen hatten gekaufte oder selbst geschnitzte Software im Einsatz. Auf jeden Fall mussten die EDV-gestützten Daten bei der Landesgruppe zusammenlaufen. Von dort gelangten sie mindestens einmal alle zwei Monate zum EDV-Referenten der Sektion, der die unterschiedlichen Daten zusammenfasste und daraus die Adressetiketten für das IPA Panorama druckte. Bei 33.000 Mitgliedern ein mühsamer und zeitaufwändiger Vorgang. Doch der Aufwand war es uns Wert, da wir nach wie vor keine Mitgliedsdaten in elektronischer Form außer Haus geben. So wird Adressenklau verhindert.
Schließlich entstand eine Zusammenarbeit mit der kleinen österreichischen Firma „3Soft“. EDV-Referent Werner Pail präsentierte ein Konzept, das aufgrund jahrelanger Erfahrungen entstanden war. Speziell bei der Beitragsbezahlung passieren skurrilste Dinge: es gibt namenlose Einzahlungen, Überzahlungen, Ratenzahlungen und vieles mehr. Alle diese Varianten waren in der MV unterzubringen. Ebenso Mitglieder mit mehreren Adressen, mit speziellen Zustelladressen für das IPA Panorama. Ein großes Manko war auf jeden Fall die Aktualität der Daten. Dies bekamen Mitglieder zu spüren, die sich auf ipa.at in die Members Area anmeldeten, bei der Überprüfung aber durchfielen, weil sie als Neumitglieder auf dem Datenträger noch nicht vorhanden waren. Auch Adressänderungen wurden nicht immer zeitgerecht wirksam.
Jedes österreichische IPA Mitglied mit Internetzugang kann sich auf www.verwaltung.ipa.at online registrieren und bekommt dadurch Zugang zu seinen persönlichen Mitgliedsdaten. Diese kann es nun direkt auf dem aktuellen Stand halten und ergänzen (z.B. mit einem persönlichen Foto, falls es eines Tages die Membership Card mit Foto geben sollte). Und ohne Internet? Kein Problem, der IPA Funktionär hilft natürlich gerne. Denn seine Arbeit ist durch die Online-Verwaltung ebenfalls einfacher geworden.
Datensicherheit ist in der MV besonders groß geschrieben. Nicht jedes IPA Mitglied hat aus Sicherheitsgründen die gleichen Möglichkeiten. Es gibt die Basisrolle (eigene Daten bearbeiten) bis hin zu den Administratoren. Dazwischen liegen umfangreiche Lese-, Änderungs- oder Datenpflegerechte. Und ungesehen passiert gar nichts. Jede Veränderung wird protokolliert. Außerdem werden verschiedene Funktionäre über manche Veränderungen im Hintergrund und automatisch mit e-Mail verständigt (etwa beim Transfer eines Mitglieds zu einer anderen Verbindungsstelle oder Landesgruppe).
Durch die Online-MV können sich Funktionäre gezielter um ihre Mitglieder kümmern. So kann jetzt ein Spartenbetreuer (z.B. Pensionisten) „seine“ Mitglieder auflisten, um sie zu kontaktieren. Oder der Biker-Betreuer informiert „seine“ Biker von einer Motorradausfahrt. Interessant sind diese Möglichkeiten deshalb, weil die IPA weltweit sehr viele Angebote mit oftmals kurzer Vorlaufzeit anbietet. Und vor allem soll das zahlende Mitglied auch entsprechendes Service genießen.
Alles in allem erleichtert die MV die Arbeit der Funktionäre ganz erheblich. Ein moderner Verein hat ein modernes Instrument erhalten. Auf den berühmten Knopfdruck können verschiedenste Arbeiten erledigt werden, von der Neuerfassung eines IPA Mitglieds über statistische Abfragen bis hin zur Verwaltung der Mitgliedsbeiträge. Und was besonders wichtig ist: dahinter stecken Menschen, die servo per amikeco im Kopf haben. So ist auch weiterhin die umfassende persönliche Mitgliederbetreuung garantiert – und das für jede Altersstufe.
Klaus HERBERT
Die Vereinsverwaltung von 3Soft Österreich sorgt dafür, dass ihr Verein, Fan Club oder Unternehmen die optimalen Software Applikationen einsetzen kann, um ihre Ressourcen optimal zu verwalten und von überall und jederzeit online und offline nutzen zu können.
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Mit dem Produkt „MV“ können z.B. Mitglieder von verschiedenste Vereinstypen (Sportverein, Tierverein, Kunstverein, Musikverein, usw..), unabhängig von deren Größe, verwaltet werden. Die Tatsache, dass es sich um eine Web-Applikation handelt, ermöglicht es, dass jedes Mitglied, egal ob ein einfaches Mitglied oder Funktionär, mit der Mitgliederverwaltung arbeiten kann. Durch ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollen-System bestimmt der Verein/der User, welche Menüpunkte und Funktionen den Mitgliedern zur Verfügung stehen.
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Die Mitgliederverwaltung der 3Soft wurde in enger Zusammenarbeit mit einem der größten Vereine Österreichs, der IPA Österreich (ca. 35.000 Mitglieder) entwickelt. Die IPA Österreich setzt die Applikation für die gesamthafte Verwaltung und Abwicklung Ihrer Vereinstätigkeiten ein.
Meinung des Kunden:
"... Die Mitgliederverwaltung hilft uns enorm in der Abwicklung der Tätigkeiten der nationalen und internationalen Funktionäre. Wir sind mit der 3Soft und Ihren Produkten höchst zufrieden und werden auch in Zukunft gemeinsam mit Ihnen weitere Projekte realisieren..." Werner Pail, Präsident IPA Österreich
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Information:
DI Hans-Peter Petek