Informationen über die Mitgliederverwaltung

Mitgliedsdaten transparent und selbst zu aktualisieren. Der einfache Weg für jedes IPA Mitglied immer topaktuell zu sein.

Seit Anfang 2015 wird die MV auf neue Beine gestellt. Bis zu einem Endergebnis bleiben nachstehende Informationen noch erhalten, auch wenn sie zum Teil schon überholt sind.

Seit einiger Zeit läuft bereits die neue Online-Mitgliederverwaltung (wir nennen sie kurz „MV“) der Sektion Österreich. Etliche Funktionäre haben bereits erste Bekanntschaft mit der neuen Verwaltung gemacht.

1) Mitglieder einer Verbindungsstelle:

Jedes Mitglied kann an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! seine private oder dienstliche e-Mailadresse (nicht die IPA e-Mail-Adresse!) als „Referenzadresse“ senden. Diese Adresse wird vom Administrator in die MV eingetragen und das Mitglied erhält an die Referenzadresse eine Anleitung „Wie komme ich in die IPA-MV“ übermittelt. Dann kann das Mitglied unter www.verwaltung.ipa.at in die MV einsteigen und unter „Passwort vergessen“ seine Zugangsdaten erhalten. Das Mitglied kann über die MV auch selbst eine IPA E-Mailadresse bestellen oder, falls es schon über eine solche Adresse verfügt, die Zugangsdaten für diese Adresse einsehen. Ebenso ist ein Passwortwechsel für die MV möglich; dabei kann auf Wunsch eigenständig das IPA e-Mailpasswort ebenfalls auf denselben Wert gesetzt werden. Dann besteht für jedes Mitglied die Möglichkeit, seine eigenen Daten zu lesen und – soferne es sich nicht um rosa hinterlegte Felder handelt – auch zu verändern oder zu ergänzen (zB Adressänderung, TelNr., E-Mail Adresse, Hobbies, Sprachkenntnisse …..). Mit dem Button „speichern“ werden die Veränderungen/Ergänzungen in der Letztversion evident gehalten. Somit ist jedes Mitglied – ein Internet-Zugang vorausgesetzt – für seine Datenaktualität zu einem gewissen Grad auch selbst verantwortlich. Wer über keinen Internet-Zugang verfügt, wird sich bei eingetretenen Änderungen weiterhin an die Funktionäre der Verbindungsstelle (hier vor allem an die VB-Leiter oder die Datenpfleger) wenden müssen, die dann in der MV die erforderlichen Änderungen/Ergänzungen vornehmen sollen.


2) Funktionäre einer Verbindungsstelle mit Leseberechtigung:

Seitens der VB-Leiter wurden Funktionäre des Vorstandes namhaft gemacht, die über die Verwaltung ihrer eigenen Daten hinaus auch zusätzlich noch die Daten aller anderen Mitglieder einer VB lesen dürfen, diese Daten aber nicht verändern können. Diese Funktionäre haben somit jederzeit einen Überblick über ihre Mitglieder und können auch diverse Statistikdaten der VB abfragen und damit arbeiten.


3) Funktionäre einer Verbindungsstelle mit Datenpflegeberechtigung:

Auch dieser Personenkreis wurde von den VB-Leitern konkret festgelegt. Die „Datenpfleger“ einer jeden VB können über die Verwaltung ihrer eigenen Daten hinaus zusätzlich noch die Daten aller anderen Mitglieder einer VB lesen und – soferne es sich nicht um rosa hinterlegte Felder handelt - auch bearbeiten (Änderungen/Ergänzungen vornehmen); sie können auch diverse Statistikabfragen durchführen und damit arbeiten. Die Datenpfleger einer jeden VB sind für die Durchführung der erforderlichen Änderungen/Ergänzungen in der MV verantwortlich (speziell auch für jene Mitglieder, die über keinen Internet-Zugang verfügen).


4) Funktionäre der Landesgruppe mit Leseberechtigung:

Sämtliche Funktionäre der LG können ihre eigenen Daten verwalten und verfügen darüber hinaus auch noch über die Berechtigung, die Daten aller anderen Mitglieder der LG zu lesen. Diese Funktionäre haben somit jederzeit einen Überblick über die Mitglieder der LG und können auch diverse Statistikdaten der LG abfragen und damit arbeiten.


5) Funktionäre der Landesgruppe mit Datenpflegeberechtigung:

Der Personenkreis wurde konkret festgelegt. Der/die Datenpfleger der Landesgruppe können die Daten sämtlicher Mitglieder einer Landesgruppe lesen und zudem auch bearbeiten (Ergänzungen/Änderungen vornehmen). Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass die primäre Verantwortung für die Verwaltung der Mitgliederdaten bei den jeweiligen VB liegt.

Folgende Bearbeitungen werden aber ausschließlich von den Datenpflegern der Landesgruppe vorgenommen:

  • Neuaufnahmen
  • Organisationswechsel (zB von einer LG zu einer anderen LG oder von einer VB zu einer anderen VB)
  • Erfassung von Auszeichnungen der Landesgruppe und der Sektion
  • Änderungen bei den Mitgliedsdaten (zB Löschungen nach Austritt oder Ausschluss)

In den oben genannten Fällen ist – soferne die LG nicht ohnedies bereits Kenntnis hat bzw selbst Auslöser ist - von den VB jedenfalls die LG zu befassen, damit diese die notwendigen Ergänzungen/Eintragungen vornehmen kann.
Auf mehreren Seiten der MV gibt es ein Feedback-Formular. Von diesem kann eifrig Gebrauch gemacht werden. Das hilft bei weiteren Verbesserungen.
Wir wünschen viel Spass mit der neuen Online-Mitgliederverwaltung.

ipa.at - was sonst!