MVO - Unsere beste Mitgliederverwaltung

BinärcodeAls EDV-Referent der IPA Sektion Österreich darf ich unsere neue Mitgliederverwaltung-Online (=MVO) vorstellen. Unsere Landes-EDV-Referenten samt dem EDV-Team der Sektion, Ernst Rammel, Werner Pail und ich, haben die letzten zwei Jahre gemeinsam mit der Firma MBIT Solutions GMBH aus Krems

eine tolle Leistung abgeliefert und konnten im November 2016 das neue „Betriebssystem der IPA Österreich“ online stellen. Die Software wurde nach dem neuesten Stand der Technik entwickelt und ist ab sofort für alle Mitglieder online unter https://mvo.ipa.at verfügbar.

Zur Entwicklung: Alle bewährten Funktionen unserer alt gedienten MV (Mitgliederverwaltung) wurden übernommen und zu Beginn des Projektes eine Ideen-Schmiede einberufen, die aus einer Auswahl erfahrener EDV Funktionäre aller Bundesländer bestand. Diese Arbeitsgruppe schaffte es, viele neue Inputs auszuarbeiten, die auch schon zu 90% in Form von neuen tollen Features umgesetzt werden konnten.

Was kann ein IPA-Mitglied in der MVO?

Nachdem sich Mitglieder in der MVO registriert haben, haben sie Einblick in nachstehende Daten:

  • Einsehen aller persönlichen Daten
  • Die Erreichbarkeit festzulegen und abzuändern
  • Selbstständige Adressenänderung (ausgenommen Wien und Niederösterreich)
  • Lichtbild hochladen (im Passbildformat 7:9; max. 1 MB; Format: JPG)
  • IPA-Panorama bestellen/ abbestellen
  • Buchungen kontrollieren (z. B.: „Hab ich meinen Mitgliedsbeitrag schon einbezahlt?“)
  • Kontrolle: Wann wurde die Datei für meine Mitgliedskarte exportiert? (MSC-Druck erfolgt innerhalb der nächsten 2 Wochen)
  • Kontrolle: Was wurde in meiner Kartei und von wem geändert? Alle Änderungen werden im Reiter „Journal“ abgespeichert und sind für das Mitglied einsehbar
  • IPA-Email-Adresse anfordern
  • Passwort für IPA-Emailadresse ändern
  • Passwort für den MVO-Zugang und/oder E-Mail-Passwort neu anfordern

 

So kann man sich für die MVO registrieren

IPA-Mitglieder müssen nur eine gültige Email-Adresse oder Handynummer an den Betreuer schicken. Der zuständige Datenpfleger ergänzt diese Daten und gibt dem Mitglied bei Bedarf seinen Usernamen bekannt. Das Mitglied kann dann über die Einstiegsmaske der MVO unter „Passwort vergessen“  mit Eingabe des Usernamens ein Passwort anfordern, das dann automatisiert an die Referenz-Email-Adresse oder an sein Handy per SMS übermittelt wird. Sollte es sich bei der E-Mail-Adresse, um eine Free-Mail-Adresse handeln (z.B. GMX, HOTMAIL usw.) muss das Mitglied seine Identität zusätzlich dem Betreuer glaubhaft machen, da wir einen unberechtigten Zugang unbedingt verhindern möchten. Es ist nicht möglich, aus einer solchen E-Mail-Adresse den tatsächlichen Besitzer dieser Adresse abzuleiten.

IPA-Mail-Konto: Das Mitglied kann über die MVO auch selbst eine IPA-Email-Adresse bestellen und sich dort ein neues Passwort für die E-Mail-Adresse zusenden lassen.

Ebenso ist ein Passwortwechsel für die MVO möglich; dabei wird automatisch ein Passwort, das den heutigen Sicherheitsstandards entspricht, generiert und dem Mitglied übermittelt.

So kann man selbst in der MVO die persönlichen Daten abändern

Sobald das Mitglied in den Bearbeitungsmodus wechselt (Button „Bearbeiten“), werden alle Felder freigegeben, die geändert werden können (z.B.: Adressänderung, Tel. Nr., Email-Adresse, Kontodaten, Titel ..). Mit dem Button „Speichern“ werden die Veränderungen/Ergänzungen in der Letztversion evident gehalten. Somit ist jedes Mitglied – ein Internet-Zugang vorausgesetzt – für seine Datenaktualität zu einem gewissen Grad auch selbst verantwortlich. Wer über keinen Internet-Zugang verfügt, wird sich bei eingetretenen Änderungen weiterhin an die Funktionäre der Verbindungsstelle oder Landesgruppe (hier vor allem an die VB-Leiter oder die Datenpfleger) wenden müssen, die dann in der MVO die erforderlichen Änderungen/Ergänzungen vornehmen werden.

Neuerungen:

Es können nicht alle Neuerungen angeführt werden, da dies den Rahmen sprengen würde, jedoch muss Platz sein, euch einige Highlights näherzubringen:

  • Erneuerung des Kassasystems mit vielen neuen Features – Zeitersparnis von mehreren Stunden im Monat für jeden Schatzmeister
  • Neues Konzept der Onlineanmeldung
  • Berichterstattungssystem: Jeder Funktionär wird automatisiert über zuständige Änderungen vom System informiert
  • Exporte: Jeder VBL kann mit einem Knopfdruck eine Tabelle für einen Serienbrief, oder Serienmail erstellen
  • Einsicht in die eigenen Daten: Jedes Mitglied kann seine eigenen Daten selbständig einsehen und auch überprüfen, wann Änderungen vorgenommen wurden
  • Webbasierte Hilfeseiten
  • Bei Bedarf: Automatisierte Erstellung von SEPA-Mandaten für die Einziehung des Mitgliedsbeitrages

 

Schulungen: Die österreichweiten MVO-Schulungen für Funktionäre sind bereits abgeschlossen. An dieser Stelle möchte mich bei allen Schatzmeistern bedanken, die – trotz und während der Umstellung – ihre Buchungen mit großer Sorgfalt ohne Probleme weiterführten.  

Wir wünschen viel Spaß mit der neuen Online-Mitgliederverwaltung.

Das IPA EDV-Team

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